العمليات النقدية
ونظام الرقابة الداخلية عليها
1- النظرة الشاملة تعتبر النقدية من
أكثر عناصر الموجودات تعرضا للتلاعب أو الاختلاس، ولهذا السبب نرى من الضروري وضع
أنظمة رقابة داخلية دقيقة على العمليات النقدية بحيث تكفل تحقيق رقابة فعالة وذلك
للوصول إلى صحة الرصيد النقدي الموضح بقائمة المركز المالي للوحدة، لذلك يخصص
المدقق وقتا كبيرا في تدقيق العمليات النقدية.
أ – الفئة
المستهدفة: طلبة المرحلة الثانية
ب – مبررات
الموضوع
تعتبر العمليات
النقدية من أكثر العمليات تعرضا للتلاعب أو الاختلاس ولذلك من الضروري وضع نظام
رقابة داخلية كفوء.
ج- الأفكار المركزية:
قواعد رئيسية
للرقابة الداخلية على العمليات النقدية:
1.
اختيار أمين الصندوق يجب أن تكون عملية
الاختيار سليمة ودقيقة، إذ يجب أن يكون حسن السمعة محمود السيرة، أمينا له خبرة
كافية بأعمال الصندوق.
2.
تحديد صلاحيات ومسؤوليات أمين الصندوق تحديدا
واضحا ولا تتضمن أي تكليف يفتح أمامه فرص التلاعب.
3.
عدم قبول أي مبلغ إلا بموجب مستند قبض.
(مستند القبض) وهو عبارة عن أذن معتمد من شخص مسؤول بقبض مبلغ محدد لغرض معين إلى
الصندوق.
4.
عدم صرف أي مبلغ من الصندوق إلا بموجب
مستند صرف معتمد من شخص مسؤول.
( مستند الصرف) وهو إذن لأمين الصندوق
بصرف مبلغ محدد من الصندوق لغرض معين.
5.
وجود نظام رقابي على دفاتر مستندات الصرف
والقبض بحيث لا يصرف أي دفتر منها إلا بعد الانتهاء من سابقه وتسليمه.
6.
يجب أن تكون مستندات الصرف والقبض مطبوعة
وصادرة عن الوحدة ومرقمة أليا بالتسلسل.
7.
يجب أن تكون جميع المقبوضات وجميع
المدفوعات مؤيدة بمستندات صحيحة وخضعت للتدقيق وذلك قبل الموافقة بقبض أو صرف أي
مبلغ سواء بشيك أو نقدا.
8.
يجب أن يعطي أمين الصندوق إيصالا رسميا في
مقابل كل مبلغ يتم قبضه إلى الصندوق مهما صغرت قيمته وان يحصل على إيصال قي مقابل
كل مبلغ يدفعه من الصندوق لأي غرض من الأغراض.
9.
يتم صرف كافة المدفوعات بموجب شيكات
مسحوبة على المصرف الذي تتعامل معه الوحدة وذلك فيما عدا المصروفات النثرية التي
تصرف نقدا من السلفة النقدية المستديمة.
10.يجب أن يختم مستند
الصرف وجميع المستندات المرفقة به بختم معين يفيد الصرف وذلك منعا من تكراره كما
يختم كل مستند قبض بختم يفيد القبض.
11.يراعي بصفة دائمية
إيداع جميع المقبوضات في حساب الوحدة في المصرف في نفس يوم التحصيل أو في اليوم
التالي على الأكثر وعلى الوجه التالي:
أ-
إيداع الشيكات بعد تظهيرها في حدود سلطات
التظهير المقررة.
ب- إيداع النقدية
المحصلة بالكامل بموجب قسيمة إيداع نقدية.
12.يراعي دائما الفصل
الكامل بين المتحصلات النقدية وبين السلفة النقدية المستديمة بحيث لا تعوض مطلقا
السلفة المستديمة من المتحصلات النقدية، وإنما بموجب شيك مسحوب على مصرف وطبقا
لإجراءات التعويض المقررة.
13.على الإدارة
المالية التأكد من إيداع جميع المقبوضات النقدية أو شيكات في حساب الوحدة بالمصرف.
14.يجب تحديد التوقيع
عن الوحدة على الشيكات وطلبات فتح الاعتمادات المستندية والاستثمارات المصرفية
وطلبات تحويل العملة بتوقيعين احد هما للمدير المالي أو مدير الحسابات.
15.يحظر التوقيع على
شيكات على بياض.
16.يحظر إصدار شيكات
لحامله إلا بعد الحصول على أذن كتابي بذلك من المدير العام بناءا على مذكرة مسببة
من المدير المالي.
17.يؤمن على ( الخزينة
) ومحتوياتها ضد الحريق والسرقة.
18.يتم جرد الصندوق
جردا فجائيا مرة واحدة على الأقل شهريا بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض.
19.يجب أن تقوم
الإدارة المالية بأعداد مذكرة تسوية رصيد الوحدة في دفاتر الوحدة مع ضرورة القيام
بمتابعة مستمرة للمبالغ المعلقة التي تتضمنها مذكرة التسوية.
20.يمسك أمين الصندوق
سجلا خاصا مبوبا لإثبات حركة الصندوق من مقبوضات، ومدفوعات، يتم إثبات العمليات
النقدية أولا بأول وبالتسلسل.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق