تعريف نظام الرقابة الداخلية

تعريف نظام الرقابة الداخلية : أنها مجموعة المقاييس والطرق التي تتبناها الوحدة بقصد حماية أصولها من نقدية وغيرها وكذلك بقصد اختبار الدقة الحسابية لما هو مقيد بالدفاتر.

كـــان الهــدف من الرقابة الداخلية   1. حماية الأصول وموجودات المنشأة من السرقة أو الاختلاس أو سوء الاستعمال.  2. التأكد من الدقة الحسابية للبيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر والسجلات أي التأكد من صحة البيانات وخلوها من الأخطاء أو التلاعب.

تعريف المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين( A.I.C.P.A ) لنظام الرقابة الداخلية بأنه : خطة تنظيمية ووسائل التنسيق والمقاييس المتبعة في المشروع بهدف حماية أصوله وضبط ومراجعة البيانات المحاسبية والتأكد من دقتها ومدى الاعتماد عليها وزيادة الكفاية الإنتاجية وتشجيع العاملين على التمسك بالسياسات الإدارية الموضوعة.   أصـــبح الهـــدف من الرقابة الداخلية:

1.    الحماية التامة لأموال الوحدة وأصولها والعمل على حسن استغلالها.

2.    التأكد من صحة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر والسجلات والتي تحتوي عليها القوائم المالية .

3.    تخفيض التكاليف والارتقاء بالكفاية الإنتاجية.

4.    الالتزام بالسياسات الإدارية الموضوعة.

5.    التوفيق بين تصرفات وسلوك العاملين وأهداف الوحدة التشغيلية التي تسعى إلى تحقيقها.

ويتحقق هذا الهدف في الوحدات الصغيرة عن طريق التعليمات الشفوية تحت أشراف صاحب الوحدة مباشرة، أما في الوحدات الكبيرة فيكون عن طريق: * توضيح العلاقة بين السلطة والمسؤولية.   * تحديد الاختصاصات ومهام كل وظيفة. 1 .خريطة تنظيم إداري( هيكل تنظيمي). 2. اللوائح والإجراءات. 3.النظام الرسمي في الإدارة    * أتباع أساليب الرقابة الإدارية والمحاسبية:

1- أهداف عن طريق الرقابة المحاسبية: 1. حماية الأصول. 2. حماية السجلات. 3. التأكد من الحصول على بيانات محاسبية يمكن الاعتماد عليها.

2- أهداف عن طريق الرقابة الإدارية:1 . تنمية كفاءة التشغيل.  2. الحث على إتباع السياسات الإدارية( تعليمات الإدارة)   3. تخفيض احتمالات حدوث مخالفات لتعليمات ولوائح الوحدة.

س     عدد العوامل التي أدت إلى تطور نظام الرقابة الداخلية؟

1-   كبر حجم الوحدات وتعدد عملياتها وتطور الشكل القانوني( من شركات أشخاص إلى شركات أموال).

2-   حاجة الإدارة إلى تقارير دورية دقيقة.

3-   رغبة الإدارة في عدم إعطاء بيانات خاطئة للجهات الحكومية وتقديم بيانات صحيحة.

4-   تطور إجراءات التدقيق الخارجي.وذلك لتحول إجراءات التدقيق الخارجي من استخدام أسلوب التدقيق الشامل إلى أسلوب العينات أي التدقيق ألاختباري، كلما كان نظام الرقابة الداخلية جيد ومتين كلما أدى إلى تقليل من حجم العينة والعكس صحيح.

س    ما هي الأسس التي يجب أن يقوم عليها نظام الرقابة الداخلية السليم ؟

1- وجود خطة تنظيمية سليمة للوحدة توضح الإجراءات الرئيسية وتحدد المسؤوليات والسلطات لكل إدارة بدقة.

2- وجود نظام محاسبي سليم يعتمد على مجموعة متكاملة من الدفاتر والسجلات ودليل مبوب للحسابات وتحديد الدورة المستندية لها حتى إتمام قيدها في الدفاتر.

3- وجود خطة لتنفيذ الواجبات داخل الأقسام حيث يراعي فيها تقسيم العمل بحيث لا يستأثر شخص واحد بعملية ما من أولها لأخرها، لان الجمع بين المراحل المختلفة للعمل بيد شخص واحد يشكل خطرا على الوحدة ويسهل التلاعب أو الاختلاس.

4- تهيئة برنامج يضمن حسن اختيار العاملين وتدريبهم حتى يمكن الاستفادة من الكفاءات المختلفة.

5- أتباع نظام التدقيق الداخلي سواء كان ذلك قبل الصرف أو بعده وذلك للتأكد من صحة المعاملات المالية.

5-   استخدام كافة الوسائل الآلية( استخدام الحاسبات الالكترونية) بما يكفل التأكد من صحة ودقة البيانات المحاسبية المسجلة في الدفاتر والسجلات المحاسبية.

ممكن الفقرات أعلاه أن تصاغ بشكل آخر وتدخل ضمن السؤال التالي: ما هي خصائص نظام الرقابة الداخلية؟ 1.الفصل بين المسؤوليات. 2. وضع خطوط السلطة والمسؤولية. 3. كفاءة الموظفين. 4.سلامة السجلات وإجراءات التصديق على العمليات.  5 . حماية الأصول والسجلات. 6.متابعة الالتزام بنظام الرقابة الداخلية.

س   ما هو موقف مراقب الحسابات من مقومات أنظمة الرقابة الداخلية ؟ مقومات نظام الرقابة الداخلية هي: خطة تنظيمية، نظام محاسبي سليم، مجموعة أفراد أكفاء.

     بما أن نظام الرقابة الداخلية هو خطة تنظيمية وكافة الطرق والأساليب التي تتبعها الوحدة من أجل حماية أصولها، والتأكد من دقة وإمكانية الاعتماد على بياناتها المحاسبية وتنمية الكفاءة التشغيلية وتشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية. فقد يركز المدقق المستقل على مدى فعالية الرقابة الداخلية في حماية الأصول وتوفير البيانات المحاسبية الدقيقة التي يمكن الاعتماد عليها.

فيلجأ مراقب الحسابات إلى استخدام أسلوب العينات باختيار حجم عينة يتناسب مع قوة وضعف نظام الرقابة الداخلية.