الاثنين، 6 مايو 2019

مقال أوراق العمل ، الملف الدائم والجاري ، أشارات التدقيق ، ملاحظات المدقق


   عملية التدقيق تتطلب ضرورة احتفاظ المدقق بمجموعة متكاملة منظمة لبعض الأوراق
، يحفظها في ملفاته تتضمن مجموعة من الأدلة التي قام بجمعها، تعتبر
 سجلا بين تاريخ علاقة المدقق بالزبون.

هذه الورق تعتبر الأساس الدائم والمصدر الوحيد الذي يستند إليه في أعداد تقريره وفي أفصاحة عن رأيه في حلقة اتصال بين السجلات وبين تقرير المراقب.

ما هو الغرض من أعداد أوراق العمل:
1.  احتوائها على تفصيل للعمل الذي تم والنتائج التي توصل إليها المدقق والتي ستظهر في تقريره.
2.  إنها سجل كامل للعمل للمعلومات الظاهرة بالقوائم المالية.
3.  تساعد المدقق في معرفة ما إذا كان العمل الذي أنجز كافيا ومدى صحة النتائج وبالتالي تساعده على أعادة النظر في برنامج التدقيق وتطويره.
4.  وجود أوراق العمل تسهل عملية السنوات اللاحقة.
5.  يساعد وجودها في الحصول على أية معلومات دون الرجوع إلى السجلات.

أنواع أوراق العمل   تشمل أوراق العمل نوعين من البيانات:
1.  بيانات ثابتة ويضمنها الملف الدائم.     2.بيانات جارية ويضمنها الملف الجاري.

أولا: الملف الدائم: وهو الملف الذي يحتوي على معلومات ذات صفة دائمية والتي لا يسمح بإخراجها خارج المكتب ومن يريد الإطلاع عليها الحضور والإطلاع داخل المكتب.

ما هي البيانات التي يحتويها الملف الدائم؟
1.  أسم الزبائن وعناوينهم مكاتبهم المسجلة ومصانعهم وفروعهم.
2.  نبذة تاريخية عن الوحدة التي ستدقق حساباتها وطبيعة نشاطها وغرضها.
3.  النظام الداخلي للوحدة وعقد التأسيس ورقم تسجيل الشركة.
4.  الهيكل التنظيمي للوحدة موضحا به الاختصاصات والمسؤوليات.
5.    ملخص للنظام المحاسبي المتبع.
6.    قائمة بالدفاتر والسجلات الممسوكة.
7.    صورة من دليل الحسابات.
8.    صورة من توقيع المسؤولين.
9.  ملخص لقرارات مجلس الإدارة والتي لها تأثير على الحسابات.
10.نسخ من القوائم المالية للوحدة للسنوات السابقة.
11.ملخص للعقود القائمة والالتزامات التي ارتبطت بها الوحدة لمدة طويلة.


 ثانيا: الملف الجاري:ويحتوي على البيانات الجارية المتعلقة بعملية التدقيق للعام الحالي.
1.    صورة من كتاب التعيين.
2.    صورة من برنامج التدقيق الذي أعده المدقق.
3.  تقرير المدقق عن نتيجة فحصه لنظام الرقابة الداخلية.
4.  قائمة بأرصدة حسابات الأستاذ العام (ميزان المراجعة)
5.  الكشوفات التحليلية للإيرادات والمصروفات وعناصر المركز المالي.
6.  ملخص لمحاضر جلسات مجلس الإدارة والتي لها علاقة بالأمور المالية.
7.  ملخص قيود التسوية في نهاية الفترة الخاصة بالتعديلات التي أجريت أن كانت هناك.
8.    محاضر الجرد المختلفة.
9.    صورة من ملاحظات التدقيق.
10.صورة من التقرير النهائي.

ملاحظة: أن المعلومات التي يحتويها الملفين الدائم والجاري هي ملك المدقق باستثناء السجلات المقدمة إليه من إدارة الوحدة، عليه الحفاظ على سرية هذه البيانات والمعلومات ومن هذه البيانات يقوم المدقق بأعداد تقريره وبيان رأيه الفني المحايد في القوائم المالية. ونظرا للأهمية أوراق العمل وما تحويه من بيانات يجب على المدقق أن يكون حريصا في أعداده لهذه الأوراق وفي حفظه لها وأن يضمنها كل من البيانات والإيضاحات والاستفسارات التي حصل عليها أثناء عملية التدقيق وأن يدون بها كل من قام به من خطوات وكل ما حصل عليه من أدلة حتى تكون سجلا كاملا منظما للمهمة التي أداها.




أشارات التدقيق
     المدقق ومساعديه عندما يقومون بتدقيق الحسابات يضعون بعض الإشارات المتعارف عليها في المكتب وذلك للدلالة على مفهوم معين حيث أن عملية التدقيق، تتضمن خطوات متشعبة.
أن هذه الإشارات ليست علامة أو رموز متعارف عليها بين مزاولي مهنة التدقيق دائما. حيث كل مدقق يضع دليلا لمعاني هذه الإشارات للاستفادة منها في إنجاز عملية التدقيق بكفاءة عالية.

وتأخذ هذه الإشارات الأشكال التالية:
مثلا علامة     =   تدل على الجمع وعلامة **    تدل على الترحيل.

ولكي نعطي هذه الرموز أهميتها يجب على المدقق ومساعدوه الاحتفاظ بسرية هذه الرموز.
ملاحظات المدقق

    عندما يقوم المدقق أو مساعدوه بفحص الدفاتر و السجلات يحتاجون أحيانا إلى بعض الاستفسارات كأن تجابههم بعض الأخطاء أو وجود شطب في السجلات أو تغيير بعض الأرقام أو غير ذلك من أمور متشابهة، ففي هذه الحالات يستخدم المدقق سجلا لتدوين الملاحظات وتجميعها يسمى هذا السجل سجل الملاحظات ويحتوي على ما يلي:
1.  ملاحظات حول الخطوات أو الأعمال التي لم تنجز بعد وخاصة إذا كان هناك تبديل في الموظفين القائمين بالعمل أو الانقطاع عنه لسبب من الأسباب كما لو أنجز العمل في التدقيق الفصلي وبقيت نقاط يجب أن تنجز في الزيارة التالية.
2.  نقاط الضعف أن وجدت في النظام المحاسبي أو في الضبط الداخلي مما يستلزم لفت نظر الإدارة إليها. كما لو وجد ضعف في طريقة تحضير ودفع الأجور.
3.  نقاط لبحثها مع المسؤولين في الشركة حول السياسات التي تتبع والإيضاحات التي يراها مناسبة.
4.  الأخطاء التي تكتشف أثناء العمل والتي يستلزم تصحيحها أو أعادة تبويبها.
5.  ملاحظات حول أي مصاريف لا تقبل لأغراض ضريبة الدخل كي يستفاد منها عند تحضير تسوية الربح الخاضع للضريبة ، أو أية ملاحظات مهمة لأغراض ضريبة الدخل.
6.  ملاحظات حول أية أمور لم يتمكن من الحصول عليها.
بعد أن تسجل النقاط أعلاه في سجل الملاحظات يجب أن تبحث مع المسؤولين في الوحدة حسب أهمية النقطة وبعد الحصول على إيضاح كاف عن تلك النقطة يجب أن تغلق وعلى المدقق أن يسجل في السجل النتيجة التي توصل إليها.



هناك 5 تعليقات: